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Download: TVN-Datenschutzordnung

Präambel

Der Tennis-Verband Niederrhein e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Verbandsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Traineraus- und Fortbildung, der Öffentlichkeitsarbeit des Verbandes). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Verbandes zu gewährleisten, gibt sich der Verband die nachfolgende Datenschutzordnung.

 

§ 1 Allgemeines

1. Der Verband verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern seiner Vereine, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Lehrgangsbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen sind die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verband, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

2. Den Organen des Verbandes, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verband Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem jeweiligen zur Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verband hinaus.

 

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verband verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verband insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder seiner Mitgliedsvereine: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Bundesfachverband (DTB) sowie zum Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB) werden personenbezogene Daten der Mitglieder der TVN-Vereine an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) oder sich zu Lehrgängen (Traineraus- und                 –fortbildung) abmelden und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

 

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Verbandsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Verbandszeitung und in Internetauftritten inkl. der TVN-APP veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite und in der APP des Verbandes werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Vorstände und der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter der Mitgliedsvereine, der hauptamtlichen Mitarbeiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

 

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verband

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist der Vorstand des Verbandes.  Funktional ist diese Aufgabe dem Ressort Allgemeine Verwaltung (Geschäftsführung) zugeordnet.

Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt insbesondere sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

 

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Persönliche Daten oder Listen von Mitgliedern der Mitgliedsvereine und von Teilnehmern an  Veranstaltungen des Verbandes werden den Beschäftigten und den Organmitgliedern des Verbandes nur insoweit zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Macht ein Mitgliedsverein glaubhaft, dass er eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift der gesetzlichen Vertreter der Mitgliedsvereine als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Der Mitgliedsverein, der das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

 

§ 6 Kommunikation per E-Mail

Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen der Adressaten zu verbergen ( „bcc“ ).

 

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Organmitglieder und Beschäftigte des Verbandes, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

 

§ 8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verband unterhält zentrale Auftritte für seine Mitglieder. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung oder den Administrator vorgenommen werden.

2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

 

§ 9 Rechte der betroffenen Personen

Soweit die in den jeweiligen Vorschriften beschriebenen Voraussetzungen vorliegen, hat jede von der Datenverarbeitung betroffene Person insbesondere die folgenden Rechte:

- das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO,

- das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO,

- das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO,

- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO,

- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO,

- das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO und

- Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DS-GVO.

 

§ 10 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Verbandes am 18.06.2018 beschlossen und ist an diesem Tag in Kraft getreten.

 

 

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