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Gewinnung und Bindung von Ehrenamtlichen

Die Gewinnung und Bindung von Ehrenamtlichen ist für Tennisvereine die größte Herausforderung im Vereinsalltag. Wir möchten unseren Mitgliedsvereinen daher auf dieser Seite Anregungen und Möglichkeiten aufzeigen, wie in der heutigen Zeit Menschen zu ehrenamtlichen Engagement motiviert werden können. Dabei ist die Qualität der ehrenamtlichen Funktionsträger ebenso ein wesentlicher Schlüsselfaktor für einen erfolgreichen Vereinsbetrieb wie das Vorhandensein einer Vielzahl von ehrenamtlichen Helfern, um die notwendigen Arbeiten auf mehreren Schultern verteilen und damit die Arbeitszeit des Einzelnen in vertretbarem Rahmen halten zu können. Mit einer entsprechenden Organisationsstruktur/-kultur, einem systematischem Ehrenamtsmanagement, der notwendigen Motivation und dem gebührendem Dank, einer modernen Gestaltung des Ehrenamts durch Amts-Sharing, dem Einsatz von Hilfspersonen, der Bildung von Arbeitskreisen und Ausschüssen, dem Einsatz von jungen Ehrenamtlichen, geeigneten Nachfolgeregelungen für ausscheidende Vorstandsmitglieder, hauptamtlicher Unterstützung und weiteren Maßnahmen kann das Engagement im Tennisverein zielgerichtet gefördert werden.

Organisationsstruktur/-kultur

Ein Schlüsselfaktor zu langjähriger und erfolgreicher Vorstandsarbeit ist personelle Kontinuität. Ein stabiles Team mit großer Erfahrung sorgt für reibungslose Abläufe bei der Vereinsarbeit. Eine geringe Personalfluktuation wird dabei insbesondere durch eine gute Atmosphäre im Vorstand und ein gutes Vereinsklima gefördert. Zudem kommt einer gemischten Altersstruktur − durch Verbindung von junger Dynamik und Erfahrung − für eine erfolgreiche Vereinsarbeit eine wichtige Bedeutung zu, insbesondere um alle Mitglieder- und Altersinteressen gleichermaßen vertreten zu können. Gleichzeitig ist es enorm wichtig, im Verein eine offene und positive „Engagementkultur“ zu entwickeln. Vorstände, die neuen Ideen von Ehrenamtlichen offen und positiv gegenüberstehen, werden diese Ehrenamtlichen besser binden können.

Um reibungslose Abläufe bei der Vereinsarbeit schaffen zu können, sollte ein sog. Geschäftsverteilungsplan erstellt werden, wo die Aufgaben der einzelnen ehrenamtlichen Funktionsträger klar definiert werden (vgl. hierzu auch Vorstandsaufgaben). So erhält jeder Ehrenamtliche einen Überblick über die Schwerpunktaufgaben und die Aufgabenverteilung. Hierdurch werden nicht nur die jeweiligen Verantwortlichkeiten festgelegt, sondern jeder ehrenamtliche Funktionsträger erhält auch die Möglichkeit eigenverantwortlich mit seinen Aufgaben umzugehen. Dies gibt Raum, sich mit kreativen Ideen in seinem Amt zu entfalten und selbst zu verwirklichen.

Ehrenamtsmanagement

Wer bei der Gewinnung und Bindung von Ehrenamtlichen erfolgreich sein will, braucht ein Freiwilligenmanagement. Freiwilligenmanagement steht für die Planung und Organisation der Freiwilligenarbeit im Verein sowie die Betreuung und Begleitung von Ehrenamtlichen.
Tätigkeitsfelder sind im Einzelnen:
• Bedarfseinschätzung und -planung;
• Gewinnung, Werbung und Ansprache;
• Erstellung eines Leitfadens für Engagierte;
• Organisation und Begleitung der Einarbeitung;
• Aus- und Fortbildungsmaßnahmen;
• Betreuung, Unterstützung und Motivation;
• Ansprechpartner/in bereitstellen;
• Anerkennung und Würdigung.

Das Ehrenamt sollten Vereine als langfristigen Entwicklungsprozess verstehen, in dem verschiedene Entwicklungsstufen durchlaufen werden. Dabei ist es leichter Ehrenamtliche nach und nach für kleinere Aufgaben zu motivieren, bevor sie sich direkt in die volle Vorstandsverantwortung begeben. Die Hemmschwelle zur Übernahme eines Vorstandspostens sinkt, wenn die Ehrenamtlichen langsam an neue Tätigkeitsfelder herangeführt werden.

Der Lebenszyklus des freiwilligen Engagements fasst die bereits genannten Aspekte nochmals zusammen. Für Sportvereine bedeutet der Lebenszyklus des freiwilligen Engagements aber auch, dass sie sich nach der jeweiligen Alters- und Lebenssituation der Ehrenamtlichen richten sollten. Dem Sportverein kommt hierbei die wichtige Aufgabe zu, die individuellen Wünsche und Gegebenheiten jedes Einzelnen adäquat zu berücksichtigen.

Motivation & Dank

Zur Gewinnung von Ehrenamtlichen sollten ferner Anreize geschaffen werden, um potenziell Interessierte für ein Ehrenamt besser motivieren zu können:
• persönliche Vorteile aufzeigen (d.h. Erwerb von Schlüsselqualifikationen, wie z.B. Führungserfahrung, Verantwortungsbereitschaft, Teamfähigkeit);
• Bildungsmaßnahmen unterstützen;
• Dank und Anerkennung aussprechen;
• Aufmerksamkeiten schenken;
• ggf. Ehrenamtspauschale in Erwägung ziehen.

Dank und Anerkennung sind eigentlich selbstverständlich, werden jedoch leider im stressigen Vereinsalltag schon mal vergessen. Hier kann ein Ehrenamtsbeauftragter helfen. Denn Dank und Anerkennung motivieren die Betroffenen selbst, ihr Engagement beizubehalten bzw. zu erhöhen und motivieren andere, sie dabei zu unterstützen. Es gilt, dies gerade im Rahmen von Veranstaltungen zu betonen und es schadet nicht, dies mehrmals im Jahr zu wiederholen.

Dank und Anerkennung lässt sich insbesondere auch durch Aufmerksamkeiten zeigen, wie z.B. Gastmarken, Gastronomiegutscheine, Tennisbälle, Vereinssportartikel, Trainerstunden, gemeinsames Essen (z.B. zum Saison- oder Projektabschluss), Ehrenamtspreis für besonderes ehrenamtliches Engagement. Hinweis: Derartige Aufmerksamkeiten dürfen in der Regel 40 Euro p.a. pro Mitglied nicht übersteigen.

Amts-Sharing

Als Amts-Sharing bezeichnet man die Aufteilung eines Vorstandspostens bzw. der dazugehörigen Aufgaben auf mehrere Personen. Das Amts-Sharing eignet sich insbesondere für die Posten des Sport- und Jugendwartes. Dabei kann die Aufteilung dieser Vorstandsposten idealerweise zugleich mit Projekteinsätzen verbunden werden. So kann z.B. für den Posten des Sportwartes die Aufgabenverteilung dahingehend lauten, dass der 1. Sportwart für die Medenspiele und Mannschaften zuständig ist (sog. Medenspielwart), während sich der 2. Sportwart für sämtliche Vereinsturniere engagiert (sog. Turnierwart). Der Turnierwart wiederum kann dann auch Hilfspersonen einsetzen, die ihm die Organisation von einzelnen Turnieren (projektbezogen) abnehmen oder ihn zumindest unterstützen. In dieser Form kann der 1. Sportwart entlastet und dem Wunsch von Ehrenamtlichen nach projektbezogenen Tätigkeiten entsprochen werden.

Einsatz von Hilfspersonen

Vorstände, die ihren Mitstreitern einen gewissen Freiraum zur persönlichen Entfaltung geben und entsprechende Rahmenbedingungen geschaffen haben, können auch leichter Hilfspersonen zur Unterstützung der Vorstandsarbeit gewinnen. Dies entlastet nicht nur den Vorstand, sondern hat auch einen Mehrwert für den Verein. Hilfspersonen können dabei umso besser akquiriert werden, desto klarer die Aufgabenstellungen formuliert sind. Durch ein entsprechendes Anforderungs- und Aufgabenprofil (z.B. mittels einer Stellenbeschreibung) erhalten die potenziellen Ehrenamtlichen einen realistischen Überblick über Art, Zeit und Umfang der Tätigkeit. Projektbezogene Tätigkeiten können zusätzlich unterstützen, da hier der Zeitraum der Tätigkeit klar festgelegt ist. Zudem gibt es in der Regel ein eigenes Budget und einen klar zugewiesenen Verantwortungsbereich.

Arbeitskreise & Ausschüsse

Alternativ oder darüber hinaus kann die Bildung von Arbeitskreisen und Ausschüssen den Vorstand unterstützen. Falls nicht bereits etabliert, sollte jedes Vorstandsmitglied nicht nur Hilfspersonen ernennen, sondern auch Arbeitskreise und Ausschüsse bilden dürfen. Beispiele können hierfür sein:
• Arbeitskreis Aktionstag;
• Arbeitskreis Clubanlage/Technik;
• Sport- und Jugendausschuss;
• Festausschuss;
• Jugendgruppe;
• etc.
Mit dem Einsatz von Hilfspersonen und/oder Arbeitskreisen steigen zwar auch die Anforderungen an den Vorstand, der die unterschiedlichen Tätigkeiten der einzelnen Funktionsträger koordinieren muss. Trotzdem werden im Regelfall die Vorteile der Arbeitsteilung überwiegen, wenn die Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definiert sind.

Junges Ehrenamt

Viele Vorstände wissen gar nicht, welchen „Schatz an jungen Talenten“ ihr Verein besitzt. Eine Erleichterung der Mitwirkung junger Ehrenamtlicher kann durch folgende Aspekte gelingen:
• junge Vorstandsmitglieder;
• Offenheit für junge Menschen und deren Ideen;
• Bereitschaft Aufgaben abzugeben.

Mögliche Einsatzgebiete für junge Ehrenamtliche können sein:
• Jugendsprecher;
• Turnierorganisation;
• Sport- und Jugendausschuss;
• Presse- und Öffentlichkeitsarbeit;
• Verwaltung der Internetauftritte.

Nachfolgeregelung

Viele Vereine haben Probleme Nachfolger für die Vorstandsarbeit zu gewinnen. Folgende Maßnahmen können bei der Suche nach einer geeigneten Nachfolgeregelung helfen:
• frühzeitige und ständige Suche nach Ehrenamtlichen;
• langfristiger und systematischer Aufbau von Ehrenamtlichen;
• frühzeitige Einbindung der Nachfolger in die Vorstandsarbeit (idealerweise zuvor im Rahmen eines Arbeitskreises oder als Ehrenamt auf Probe);
• Begleitung durch das ausscheidende Vorstandsmitglied im ersten Jahr;
• Teilnahme an Fortbildungen zu Beginn der Tätigkeit.

Hauptamtliche Unterstützung & Outsourcing von Tätigkeiten

Gerade in großen Tennisvereinen (> 400 Mitglieder) kann es Sinn machen, bestimmte Aufgaben durch hauptamtlich beschäftigte Personen erledigen zu lassen oder an Dritte auszulagern. Im Bereich der Platzpflege (Platzwart), der Mitgliederverwaltung (Geschäftsstelle) und Turnierorganisation (Turnierleitung) können Ehrenamtliche durch hauptamtlich beschäftigte Personen - z.B. im Rahmen von Minijobs - entlastet werden. Zudem können Buchführungstätigkeiten (Schatzmeister) an einen Steuerberater ausgelagert werden. Derartige Maßnahmen können dazu beitragen, das Ehrenamt (wieder) attraktiver zu machen.

Einzelmaßnahmen in der Praxis

Nach dem Sportentwicklungsbericht 2011/2012 der Deutschen Sporthochschule Köln (Prof. Breuer) sind die in der Praxis beobachtbaren Lösungsansätze bzw. Maßnahmen der Vereine zur Gewinnung und Bindung von Ehrenamtlichen die folgenden:
• persönliche Gespräche;
• direkte Ansprachen;
• Überzeugungsversuche;
• Befragung Umfrage und Suche im Verein;
• Öffentlichkeitsarbeit, Werbung und (Stellen-)Ausschreibung;
• Förderung des „Wir-Gefühls“ durch gesellige Veranstaltungen, Gemeinschaftsabende;
• Förderung durch Lehrgänge, Schulungen, Seminare und Ausbildungen (Möglichkeit zur Kompetenzförderung).
• Motivation, Helfen „schmackhaft machen“;
• Arbeitsteilung / Änderung des Aufgabenbereichs;
• Neubesetzung von Ämtern / Elterneinbeziehung / Einbeziehung jüngerer Mitglieder (Verjüngung);
• Beratung / Aufklärung / Ausschussbildung / Versammlungen;
• Änderungen in der Vereinsstruktur / Vereinssatzung;
• Bezahlung / Kostenübernahme für Aus- und Fortbildung / finanzielle Anreize;
• Ehrung / Anerkennung;
• Einarbeitung / frühzeitige Ansprache / langfristiges Heranführen an das Amt.

Qualifizierung

Für die freiwillig Engagierten ist es zunehmend wichtig, sich in ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit aus-, fort- und weiterzubilden. Ihre Motivation hängt unter anderem davon ab, ob sie sich selbst als kompetent, anerkannt und selbst wirksam wahrnehmen. Mit der Unterstützung des Einzelnen bei Bildungsmaßnahmen wird die Leistung und Bedeutung des ehrenamtlichen Engagements anerkannt. Die Teilnahme an Qualifizierungsmaßnahmen ermöglicht das Knüpfen von Netzwerken und den intensiven Austausch mit anderen Engagierten.

Unsere aktuellen Aus- und Fortbildungsangebote:

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